Samapta: LogFrame Budget and Program

Terbiasa untuk bertanggung jawab atas sebuah program, membuat saya ketat terhadap budgeting, gawang penjagaan budget, implementasi dan monitoring & evaluation sebuah program. Sebagai seorang program officer terlebih untuk level national manager program sudah pasti akan dituntut oleh penyumbang dana bertanggung jawab pada dana mereka. It is not easy for our team mengelola program. 

Tulisan ini akan mengantarkan pada evaluasi pada suatu program dalam pendidikan calon staf saya yang diadakan oleh kantor, sudah pasti tujuannya untuk merekam jejak masa lalu agar dapat digunakan dimasa depan.

Samapta. Kegiatan selama sembilan hari yang ‘harus’ dilaksanakan oleh tim pengembangan SDM dalam proses pendidikan stafnya, terlebih bagi pegawai lembaga negara. Bila saya memandang dalam kacamata lama sebagai staf swasta dan non lembaga negara, pasti akan merasa ini kurang worth it karena tidak profit oriented terkait core business, akan lebih baik menginvestasikan training sesuai kebutuhan. Namun bagi pengembangan SDM di lembaga negara, kegiatan ini merupakan hal fundamental dalam meletakan dasar pengetahuan tentang Indonesia as a state dan sudah pasti menjadi ‘advantage dalam menjalankan core business‘. 

Well, mengapa perlu diadakan oleh vendor berbasis militer? bisa jadi karena tingkat kedisiplinan, ketahanan fisik, mental, teknik siap siaga dalam problem solving mereka sudah teruji serta mampu menampung & menghandle massa dalam jumlah super banyak.

Berikut beberapa tips dan lesson learned dari program kegiatan Semapta tempo waktu:

1. Mindset. Tips, pastikan mindset kita dalam mengikuti kegiatan ini adalah vendor telah dipercaya oleh kantor dalam melaksanakan kegiatan tsb dan telah mampu menerjemahkan Term Of Reference (TOR) dari principal dalam sebuah program untuk peserta. Mindset ini selalu saya pegang disaat kondisi diluar dugaan. It was happen. Dan mindset ini menyelamatkan saya untuk bersabar dalam mengikuti program hingga selesai (meskipun sepakat waktu terasa sangat lama).

2. Finansial. Lesson learned, dalam men-delevop suatu program, sudah pasti finansial menjadi hal utama yang dibutuhkan. Tidak jarang ditemukan bahwa third party terkesan ‘nakal memproyek’ kegiatan yang dipercayakan padanya, apapun itu entah pengurangan-pengurangan baik program maupun kualitas produk yang tidak sesuai presentasi di awal. It was happen sepanjang saya berperan sebagai principal sangat harus mengawal sebuah IMPLEMENTASI program disesuaikan BUDGET yang ada dan telah disepakati/ bayarkan karena sebagai principal tidak serta merta kita dapat menyerahkan sepenuhnya kepada vendor, terdapat fungsi MONITORING & Evaluation. Tips, assessment awal pada vendor merupakan hal yang patut dilakukan. Dalam konteks kegiatan Semapta perlu dilakukan: a. Kesesuaian Kurikulum request dari Principal. Hal ini mengingat peserta nantinya akan dalam suatu kegiatan berkonteks pendidikan. b. tes foods (prinsip saya, makanan menjadi hal utama sebagai pemenuhan gizi, energi, dan juga selera menikmati hari-hari–beyond the Food) sempat disaat sharing session, ada nada nyinyir mengenai menu. Faktanya, saya melihat mereka pun mengeluh dalam makan siang mereka. It seems like two face of sen coin. Karena saya termasuk yang concern pada asupan gizi dan energi sebagai modal utama manusia beraktivitas: bukan karbohidrat yang paling banyak, namun bagaimana dalam satu penyajian makanan terpenuhi gizi seimbang yang sudah pasti diimbangi oleh cara memasak & penyajian yang baik dan benar. even it is a military system, we have to concern with hygiene, ex. SMA Taruna Nusantara did the great things. Prinsipnya pola hidup sehat sudah seharusnya tersirat dalam pendidikan Semapta tsb. Sebagai principal yang telah berinvestasi dalam jumlah tidak sedikit sudah seharusnya mendapatkan hygiene atas penyajian makanan (no rats, no cats, no dogs surroundings the kitchen). c. tes akomodasi yes exactly that the event seems like military education system, but we have to re-thinking: how much rupiahs which already company was spent to it, wasn’t? d. apakah peserta akan costly lagi atau tinggal fokus mengikuti acara? Costly disini maksudnya, apakah peserta akan spend more energy untuk mengikuti kegiatan. Dalam tim, biasanya supervisor saya selalu memantau secara details persiapan dan sejauh mana kegiatan on track, “tolong kalian persiapkan dan pantau baik-baik, jangan sampai benef tombok (mengeluarkan uang untuk program kita atau kesusahan tidak nyaman selama program)”. It was happen dalam Semapta, suddenly we had to spend our money for bottles of mineral waters and every finished the session they suggested us went to canteen with highly mark up price. I remember when Sari Roti Rombong stocked to the canteen, we bought from him with low price, then the canteen rejected all his breads due to he sold to us with low price. WTH. Eniwei, After we advised the HRD when they was visiting us, we got the bottle of minerals waters. As rationale people, me and several friends aware about it. Tips please bring your cash money, in case the committee need your funding support. It was happen when they suggested to us for held ‘Gambing Guling Party, 60.000 rupiahs/ person’. We rejected. 

Merasa yakin bahwa finansial APBN turut terpakai dalam kegiatan ini, sudah seharusnya ada kritik yang membangun dalam setiap program dan kinerja dalam organisasi ini lakukan. Tujuan sudah pasti kedepan lebih baik.

Image3. Sebar informan 

Dalam dunia development, sudah pasti berurusan dengan people oriented. It means, masalah apapun di lapangan sedetail apapun, terkesan sepele apapun sangat berarti bagi reporting tanggung jawab kepada pemilik dana. Saya ingat betul bagaimana saya harus belajar melaporkan hal yang saya anggap sepele di lapangan namun itu perlu sangat ditulis. Mengapa? karena ini bukan hitungan kuantitatif semata, sukses atau tidaknya suatu program berdasarka people oriented pun terdapat penilaian kualitatif didalamnya. Penilaian-penilaian itulah yang perlu dikroscek dan seimbangkan.

We can differentiate between our rights or not, our objective already balance or not with the implementation, our result in the end of the program already made sense or not with our outcomes. So, it called ‘Logical Frame Work of Program (LogFrame)’- please, browsing: log frame approach.

 

Image

Log Frame USAID Framework, 2012

When developing a LogFrame, the project design team most often starts from the top and works down. Beginning with the Goal usually defined by the identified DO from the Mission strategy (CDCS), the team will then select the Intermediate Result (IR) that is the starting point for the Purpose of the project. There is flexibility to set the Purpose and Goal at higher or lower levels of the RF (for example, setting the Goal at an IR, and the Purpose at a Sub-IR.

1. The team will conduct a problem analysis (e.g. Fishbone Analysis or a Problem Tree) in order to focus the Purpose statement.

2. From that process the team will identify and select the full set of Outputs, or lower level results, that must be both necessary and when taken together sufficient to achieve the Purpose, given the assumptions.

3. Note that in large or complex projects it is likely that an additional level of “Sub-Purposes” will be necessary, when the causal “leap” from Outputs to Purpose may be too great.

4. At the lowest level of the LogFrame matrix are Inputs. These are the activities as well as resources invested in the project, for example funds, equipment, training, etc. to achieve the Outputs.

5. Throughout this process the LogFrame is informed by mandatory Gender, Environmental and Sustainability analyses as well as any supplemental analytical work that the Mission deems necessary.

6. The hierarchy between levels can be tested by asking the questions “how” when moving down the causal chain, “why or “so what” when moving up the causal chain, and “what else” at each level, verifying that the necessary and sufficient results are identified at each level. Working from the top-level result to the bottom ensures that the project design is consistent with the Mission strategy. Working from the bottom up, including assumptions, verifies the logic and increases likelihood of success.

Source: Log Frame USAID Framework, NUMBER 2 VERSION 1.0, DEC 2012

 Credit to: my supervisor Mrs. Diana S, all team ‘our funding’ Java Reconstruction Fund: World Bank team, UN-ECHO, EU, GIZ, IOM, USAID friends, for special lesson about Development. See you, guys and please enjoy your passion. 

 

Advertisements

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out /  Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out /  Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out /  Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out /  Change )

w

Connecting to %s